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Reuniões produtivas na empresa: Como fazer?

Por Altamir Lopes


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 Produtividade. Essa palavra está carregada de significado no ambiente corporativo. Pode estar relacionada a dinamismo, ação, realização, estratégia, proatividade e muitos outros conceitos, mas nenhum vocábulo parece ligar-se tanto à produtividade do que a palavra RESULTADO, quando se trata de reuniões corporativas.

                E Resultado – positivo, claro – é o que espera cada empresa alcançar em seus negócios.

 Mas, criticadas por existirem ou não, as REUNIÕES CORPORATIVAS – sejam aquelas chamadas de “rapidinhas” ou aquela interminável com os membros de escalões superiores – muitas vezes são realizadas em caráter emergencial, minimizando muitas vezes sua eficácia e efeito prático. Outras vezes são realizadas sem a devida preparação – tanto dos que as dirigem quanto dos que as apreciam.

 Vamos dar Dez passos básicos – um “check list” aplicado ao ambiente corporativo – que ajudarão você a conduzir ou participar de reuniões que alcance o motivo pelo qual elas foram criadas: Para Gerar RESULTADOS!

Passo  1: Prepare-se BEM!

 Se você for convocar para uma reunião, certifique-se de que tudo o que for necessário para o desenvolvimento dela – de informação, dados e duração até os recursos multimídia, local adequado e material a ser distribuído – estejam todos em ordem e disponíveis. Procure informar aos convocados o horário exato do inicio e fim da reunião (e o motivo dela, sempre que possível). Entenda do que irá abordar ou tenha uma pessoa habilitada pra auxiliá-lo nisso. Prepare-se para responder as perguntas com objetividade e clareza. Reuniões caracterizadas por conteúdo do “mais do mesmo” tendem a cair no descrédito.

Se você foi convocado para uma reunião, procure saber o motivo dela, o horário exato de incío e previsão do término, além do local exato. Procure saber também o que precisa levar ( dados, informações etc). Não se atrase. Leve sempre algo que possa usar para fazer anotações ( tablet, celular, notebook ou papel e caneta mesmo ). Medite sobre o que poderá fazer para contribuir e esteja preparado pra responder e fazer perguntas, se for solicitado.

Passo  2:  Confirme presença.

Vai convocar? Peça a confirmação do convidado de que recebeu o convite e que irá a reunião. Tenha o hábito de iniciar suas reuniões pontualmente.

Foi convidado? Confirme imediatamente sua presença assim que for convocado. E não se atrase em quaisquer tipos de reuniões.

Passo  3: Ouça atentamente.

Se estiver dirigindo a reunião, “ouça” a sua assistência com os olhos enquanto você fala.  A maneira de olhar, a posição que assumem e as expressões faciais podem revelar muito a respeito da qualidade com a qual esta aplicando sua oratória. E, é claro, estimule para que possam falar, se apropriado no momento.

Se está fazendo parte da assistência, procure anotar os pontos altos do que está sendo falado. Interaja mentalmente, meditando sobre o que está sendo dito, de forma positiva. Anote as perguntas que queira fazer e espere o momento que lhe for concedido para fazer isso.

Passo 4: Contribua.

 Você convocou a reunião? Tenha algo agregador, encorajador, edificante e informativo para falar. Mesmo que sejam pontos negativos a respeito do não cumprimento da última meta estabelecida, aprenda a abrir os ouvidos da assistência por começar com os pontos positivos. Entenda que, como líder, você tem uma responsabilidade a mais no processo motivacional dos colaboradores.

 Se é um dos convocados para uma reunião, seja positivo, profissional e fale somente o necessário para agregar. Evite apontar culpados, a menos que seja você mesmo. Faça perguntas relevantes profissionais e que induzem a reflexão, não a discussões tolas e brigas. Seja uma pessoa indispensável nas reuniões da sua empresa colaborando com o sucesso delas e não tornando-as enfadonhas ou constrangedoras com comentários ou perguntas constrangedoras.

Passo 5: Estabeleça responsáveis.

 Esse é especial para o diretor da reunião:  Determine os responsáveis pelo cumprimento das metas e ações estabelecidas na reunião. Tenha certeza de que a pessoa designada tenha condições plenas de cumprir o que lhe foi designado.

Se lhe foi dada alguma responsabilidade a cumprir após o término da reunião, não saia da sala com dúvidas sobre como cumprir a tarefa.

Passo 6: Estabeleça Prazos

Todos tem que sair da sala com o timeline das ações estabelecidas em mente. O prazo deve ser cumprido e para isso todos devem manter a comunicação aberta, clara e rápida após a reunião.

Passo 7: Faça o registro da reunião

Alguém tem que ter sido designado para fazer uma espécie de “ata” da reunião e  pelo menos duas pessoas devem possuir cópias desta e arquivá-las.

Passo 8: Execute o que lhe foi designado

Ao terminar a reunião, comprometa-se  a cumprir o que lhe foi designado. Se tiver alguma dificuldade, reporte-se imediatamente ao seu líder e peça apoio, já levando consigo uma ou duas sugestões para solução do problema. Os líderes devem ficar atentos em realizar o follow up com cada pessoa que participou da reunião na qual foi imputada alguma tarefa. E deve fazer esse acompanhamento constantemente, não somente no fim do prazo.

Passo 9: Dê feedback

O ponto alto de uma reunião produtiva está exatamente aí.  Não importa se você convocou ou foi convocado. Sempre atualize seus pares a respeito do resultado obtido a partir daquela reunião ao passo que aplicou os oito passos anteriores. Após receber um retorno a respeito da produtividade alcançada, a equipe tende a confiar mais nas próximas reuniões.

Passo 10: Reavalie a necessidade de realizar uma nova reunião sobre o mesmo tema

Esse é  o momento chave para compreender se a reunião foi REALMENTE produtiva ou não, pois precisar falar EXATAMENTE as mesmas coisas tratadas na reunião anterior, significa que alguém – ou alguns – se perdeu (eram) nos passos anteriores. É hora de avaliar a capacidade gerencial de quem convoca e de quem é convocado. Que tal uma reunião sobre isso?

E se você tem uma dúvida, crítica ou sugestão sobre esse ou outro assunto da nossa coluna, comente aqui ou escreva para altamirlopes@folharj.com.br

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